Guía de importación de hojas de horas

La función de importación de hojas de horas del equipo ayuda a los usuarios a actualizar rápidamente los datos de la hoja de horas para los empleados. Los usuarios crean un archivo CSV basado en la plantilla de parte de horas que están usando, completan los datos apropiados y lo cargan en el sistema de tiempo y asistencia. Esto ahorra tiempo cuando hay muchos empleados para actualizar en lugar de acceder a la página de la hoja de tiempo de cada empleado individualmente.

El proceso de importación del parte de horas consta de los siguientes pasos:

• Cree el archivo CSV.
• Complete el archivo CSV
• Seleccione la plantilla de parte de horas para importar.
• Cargue la plantilla.

Crear el archivo CSV

El primer paso en el proceso de importación es crear el archivo CSV.

Se admiten los siguientes tipos de archivos de importación CSV:

• Punch Clock Time : estos son para las hojas de tiempo en las que los empleados registran la entrada y la salida para realizar un seguimiento de su tiempo. Sus tiempos de entrada y salida se registran y las horas se contabilizan en su recuento de pago final.
  Por ejemplo: un empleado llega a las 8:00 a. M., Registra un descanso para las 10:00 a. M., Regresa al trabajo a las 10:15 a. M. Y sale a las 5 p. M.
• Campo de nivel de día : Esto rastrea los horarios donde los empleados ingresan el número total de horas trabajadas al final del día.
  Por ejemplo: un empleado registra que pasó 1 hora en viajes, 3 horas trabajando en el trabajo 1, 1 hora trabajando en el trabajo 2.

Dependiendo de cuál de estas hojas de tiempo se esté utilizando, determina la estructura del archivo CSV. Todos los archivos CSV utilizados para la importación tienen la fila superior como nombres de campo que se utilizarán para determinar los valores que se cargan.

NOTA IMPORTANTE: al crear los nombres de campo para archivos CSV, evite utilizar caracteres especiales como ? , # , etc.

ID de EMP

Todos los archivos CSV requieren el campo equivalente para EMP ID o Employee ID .

El EMP ID es un identificador único para cada empleado. Para recuperar el ID de EMP de sus empleados:

1. Inicie sesión en su cuenta de tiempo y asistencia .
2. Seleccione Administración> Importar .
3. Seleccione Actualizaciones de perfil de empleado .
   
4. En el campo ¿Qué campos desea una actualización masiva? , seleccione Id . de empleado .
5. Seleccione Descargar plantilla .
   
6. El archivo CSV descargado incluirá el nombre, apellido e identificación del empleado.
   

Tipos de CSV

La estructura del archivo CSV determina el tipo de plantilla de parte de horas que se utilizará. Independientemente de la plantilla de parte de horas que se utilice, siempre necesitarán el campo ID de EMP .

Perforar el archivo CSV de la hora del reloj

Los archivos CSV de Punch Clock Time siempre contienen los siguientes campos:

• EMP ID (descrito arriba).
• Operación
• Hora del reloj
• Rotura
• Comentario

Operación

La operación es un campo obligatorio que describe la acción que está tomando el empleado. Se permiten las siguientes acciones:

• Reloj en
• Salida del reloj
• Rotura
• Transferir
• Currículum

Fecha y hora

Fecha y hora es un campo obligatorio que describe cuándo tiene lugar la operación. El formato debe estar en la siguiente estructura, con el tiempo establecido en formato de 24 horas como:

• mm / dd / aaaa hh: mm

Por ejemplo:

• Para el 10 de julio de 2020 10 a.m., ingrese 10/7/2020 10:00
• Para el 15 de noviembre de 2020 2:30 p.m., ingrese 15/11/2020 14:30

Rotura

El campo de interrupción almacena el tipo de interrupciones que toma el empleado.

Este campo puede ser obligatorio o no según la configuración de la plantilla de parte de horas.

• Si la plantilla de parte de horas tiene las pausas> Capturar pausas manualmente configuradas en Sí , entonces el campo Pausa es obligatorio .
• Si Pausas> Capturar pausas manualmente se establece en No , el campo Pausa es Opcional .

Cuando ingrese valores de ruptura, sea consistente en su nomenclatura. En última instancia, las rupturas ingresadas aquí se pueden asignar a un Tipo de ruptura establecido previamente si están incluidas en el archivo CSV. Los tipos de pausas se establecen a través de la página Administración> Pausas .

Por ejemplo : si utiliza el valor Comida no pagada , manténgalo como Comida no pagada , no MealUnpaid o Meal Not Paid . Utilice los mismos valores para referirse al mismo artículo.

Comentario

El campo Comentario agrega un comentario opcional a la entrada del parte de horas. Los comentarios típicos son:

• El empleado olvidó iniciar sesión a tiempo, pero estuvo presente.
• Se agregó Clock Out para esta fecha.

La entrada Comentario debe ser corta, una oración de no más de 255 caracteres.

Estos se pueden nombrar como prefiera en su archivo CSV y se asignarán a los campos de Tiempo y Asistencia más adelante, pero el uso de los nombres de archivo recomendados facilitará las cosas.

Archivo CSV de campo de nivel de día

Los archivos CSV de campo de nivel de día diferirán según los campos que se agreguen a la plantilla de parte de horas. Los campos del archivo CSV están determinados por los campos de nivel de día en la plantilla de parte de horas que se utiliza.

El campo ID de empleado siempre es obligatorio (descrito anteriormente).

Por ejemplo, el siguiente campo de nivel de día tiene cuatro campos, tres de los cuales son obligatorios :

La hoja de cálculo CSV contendría los siguientes campos. Recuerde que se recomienda en el archivo CSV no utilizar caracteres especiales como # ,? , & , etc.

• ID de EMP
• Nombre del club
• Numero de acuerdo
• Nombre de miembro
• Impuesto sobre la renta

Ajuste los nombres de sus campos CSV según su plantilla de hoja de horas.

Creación de CSV en aplicaciones de hojas de cálculo

Las instrucciones a continuación cubren cómo crear el archivo CSV en dos programas de hojas de cálculo populares: Microsoft Excel y Google Sheets. Las instrucciones serán similares para otros programas de hojas de cálculo.

Cómo crear el archivo CSV en Excel

Para crear el archivo CSV en Microsoft Excel:

1. Inicie el programa Microsoft Excel.
2. En la barra de menú superior, seleccione Archivo> Nuevo o Archivo> Nuevo desde plantilla , luego seleccione Libro en blanco y luego seleccione Crear .
   
3. Agregue los nombres de los campos a la fila superior según el tipo de archivo CSV que se utilice. Por ejemplo, para un archivo CSV de Punch Clock Time, use los siguientes campos:
   
   1. ID de EMP
   2. Operación
   3. Hora del reloj
   4. Rotura
   5. Comentario
4. Guarde el archivo seleccionando Archivo> Guardar y establezca el Formato de archivo en Valores separados por comas .csv . Déle el nombre de archivo que prefiera.

Cómo crear el archivo CSV en Google Sheets

Para crear el archivo CSV en Google Sheets:

1. Cree una nueva hoja de Google a partir de una hoja de cálculo en blanco :
   
2. Agregue los nombres de los campos a la fila superior según el tipo de archivo de importación CSV que desee utilizar. Por ejemplo, para un archivo CSV de Punch Clock Time, se utilizarían los siguientes campos:
   1. ID de EMP
   2. Operación
   3. Hora del reloj
   4. Rotura
   5. Comentario
3. Para guardar la hoja de Google como un archivo CSV, seleccione
   
4. Cuando se haya completado el archivo CSV, se puede exportar seleccionando Archivo> Descargar> Valores separados por comas y luego configurando el nombre del archivo para guardar el archivo como.

Complete el archivo CSV

Una vez que se crea el archivo CSV, se puede completar con los datos que se importarán. Los valores de cada campo dependerán de los campos definidos anteriormente. Cada entrada ocupará una fila separada. Por ejemplo, un día típico para un empleado de Punch Clock que ingresa, se toma un descanso, reanuda el trabajo y luego se retira se parecería a esto:

ID de EMP	Operación	Fecha y hora	Rotura	Comentario
5efda10908128b32c97b4d5e	Reloj en	10/7/20 10:00	a B C	El empleado se olvidó de registrarse.
5efda10908128b32c97b4d5e	Rotura	10/7/20 10:00	15 minutos
5efda10908128b32c97b4d5e	Continúa el trabajo	10/7/20 10:00	a B C
5efda10908128b32c97b4d5e	Salida del reloj	10/7/20 10:00	a B C

Cargar la plantilla

Cuando se completa el archivo de importación CSV, se puede importar mediante el siguiente proceso.

Seleccione la plantilla

1. Inicie sesión en su cuenta de tiempo y asistencia.
2. Seleccione Hojas de tiempo del equipo en el panel de navegación izquierdo.
3. Seleccione Todas las hojas de horas .
4. Seleccione Importar .
   
5. Seleccione la plantilla utilizada para los Empleados para importar desde el menú desplegable. Seleccione la plantilla de hoja de tiempo .
6. Seleccione de la lista ¿Qué datos está intentando cargar? . Se admiten los siguientes datos:
   1. Punch Clock Time : estos son para las hojas de tiempo en las que los empleados registran la entrada y la salida para realizar un seguimiento de su tiempo. Sus tiempos de entrada y salida se registran y las horas se contabilizan en su recuento de pago final.
      Por ejemplo: un empleado llega a las 8:00 a. M., Registra un descanso para las 10:00 a. M., Regresa al trabajo a las 10:15 a. M. Y sale a las 5 p. M.
   2. Campos de nivel de día : Esto rastrea los horarios donde los Empleados ingresan el número total de horas trabajadas al final del día.
      Por ejemplo: un empleado registra que pasó 1 hora en viajes, 3 horas trabajando en el trabajo 1, 1 hora trabajando en el trabajo 2.
7. En el campo Cargue su archivo en formato .csv , arrastre y suelte el archivo en la ventana o haga clic en examinar y seleccione el archivo que desea cargar.
   

Revisar archivo CSV

Cuando se carga el archivo CSV, el siguiente paso es revisarlo. Esto hace coincidir los campos del archivo CSV con los campos de Tiempo y Asistencia. Siga los siguientes pasos.

1. En la ventana Datos de mapeo , seleccione si desea utilizar una plantilla de mapeo anterior o crear una nueva.
   1. Si previamente ha mapeado sus campos CSV a los campos de Tiempo y Asistencia, entonces tendrá una Plantilla de Mapeo creada. Selecciónelo de la lista desplegable Plantilla y seleccione Usar plantilla.
      
   2. Si no ha creado una plantilla de asignación, seleccione Configurar nueva plantilla .
      

2. El siguiente paso será hacer coincidir los campos del archivo CSV con los campos del sistema de tiempo. Los campos del archivo CSV estarán a la izquierda, con los campos de Hora y Asistencia a la derecha. Seleccione los campos coincidentes. Esto le permite mapear campos que pueden estar etiquetados de manera diferente a su archivo CSV al archivo de tiempo y asistencia.
   Por ejemplo : Es posible que el campo CSV se haya denominado Fecha y hora , que se asigna al campo Hora y asistencia, Hora del reloj .
3. Cuando termine, haga clic en Siguiente .
4. La siguiente ventana mapea las definiciones de los campos Operaciones y Ruptura . Los campos de la derecha son los valores de Tiempo y Asistencia, y los campos de la izquierda son los valores del archivo CSV.
   Por ejemplo: en el archivo CSV, el valor de Operación se denominó ClockIn se asigna a Time y Attendance al valor de Operación denominado Clock In .
5. Cuando termine, haga clic en Listo .
   1. Si se trata de una nueva asignación, se le pedirá que guarde la asignación como una nueva plantilla de asignación.
   2. Si desea guardar la asignación, ingrese el nombre y seleccione Guardar .
   3. De lo contrario, seleccione No guardar plantilla .

La importación actualizará la hoja de tiempo de los empleados que figuran en el archivo CSV.

Verificar la importación

Para verificar la importación:

1. Seleccione Hojas de tiempo del equipo en el panel de navegación izquierdo.
2. Seleccione el empleado para verificar.
3. Vea la hoja de tiempo del empleado y se mostrarán los valores importados.