Guide d'importation des feuilles de temps – Centre d'aide HCM

La fonction d'importation des feuilles de temps d'équipe permet aux utilisateurs de mettre à jour rapidement les données des feuilles de temps des employés. Les utilisateurs créent un fichier CSV basé sur le modèle de feuille de temps qu'ils utilisent, remplissent les données appropriées et les téléchargent dans le système de temps et de présence. Cela permet de gagner du temps lorsqu'il y a de nombreux employés à mettre à jour plutôt que d'accéder individuellement à la page Feuille de temps de chaque employé.

Le processus d'importation de feuilles de temps comprend les étapes suivantes:

Créez le fichier CSV.
Remplissez le fichier CSV
Sélectionnez le modèle de feuille de temps à importer.
Téléchargez le modèle.

Créer le fichier CSV

La première étape du processus d'importation consiste à créer le fichier CSV.

Les types de fichiers d'importation CSV suivants sont pris en charge:

Punch Clock Time : il s'agit des feuilles de temps où les employés pointent et sortent pour suivre leur temps. Leurs heures d'arrivée et de sortie sont suivies et les heures sont comptabilisées dans leur décompte final de la paie.
Par exemple: un employé arrive à 8 h 00, enregistre une pause à 10 h 00, retourne au travail à 10 h 15 et sort à 17 h 00.
Champ de niveau de jour : il permet de suivre les horaires dans lesquels les employés entrent le nombre total d'heures travaillées à la fin de la journée.
Par exemple: un employé déclare avoir passé 1 heure en déplacement, 3 heures à travailler sur l'emploi 1, 1 heure à travailler sur l'emploi 2.

Selon laquelle de ces feuilles de temps sont utilisées, la structure du fichier CSV est déterminée. Tous les fichiers CSV utilisés pour l'importation ont la ligne du haut comme noms de champ qui seront utilisés pour déterminer les valeurs téléchargées.

REMARQUE IMPORTANTE: lors de la création des noms de champ pour les fichiers CSV, évitez d'utiliser des caractères spéciaux tels que ? , # , etc.

ID EMP

Tous les fichiers CSV nécessitent le champ équivalent pour l' ID EMP ou l' ID d'employé .

L' ID EMP est un identifiant unique pour chaque employé. Pour récupérer l'ID EMP de vos employés:

Connectez-vous à votre compte de temps et de présence .
Sélectionnez Administration> Importer .
Sélectionnez Mises à jour du profil des employés .
Dans le champ Quels champs souhaitez-vous mettre à jour en masse? , sélectionnez ID employé .
Sélectionnez Télécharger le modèle .
Le fichier CSV téléchargé comprendra le prénom, le nom et l'ID de l'employé.

Types CSV

La structure du fichier CSV détermine le type de modèle de feuille de temps à utiliser. Peu importe le modèle de feuille de temps utilisé, ils auront toujours besoin du champ ID EMP .

Fichier CSV de l'horloge de poinçonnage

Les fichiers CSV d'horloge de poinçonnage contiennent toujours les champs suivants:

ID EMP (décrit ci-dessus).
Opération
Temps d'horloge
Pause
Commentaire

Opération

L'opération est un champ obligatoire décrivant l'action entreprise par l'employé. Les actions suivantes sont autorisées:

Horloge dans
Horloge de sortie
Pause
Transfert
CV

Date Heure

Date Heure est un champ obligatoire décrivant le moment où l'opération a lieu. Le format doit être dans la structure suivante, avec l'heure définie au format 24 heures comme:

mm / jj / aaaa hh: mm

Par exemple:

Pour le 10 juillet 2020 10 h 00, entrez 7/10/2020 10 h 00
Pour le 15 novembre 2020 14h30, entrez 15/11/2020 14h30

Pause

Le champ Pause stocke le type de pauses prises par l'employé.

Ce champ peut être obligatoire ou non en fonction des paramètres du modèle de feuille de temps.

Si le modèle de feuille de temps a le paramètre Pauses> Capturer manuellement les pauses sur Oui , le champ Pause est obligatoire .
Si Pauses> Capturer manuellement les pauses est défini sur Non , le champ Pause est facultatif .

Lorsque vous entrez des valeurs de rupture, soyez cohérent dans votre dénomination. En fin de compte, les sauts saisis ici peuvent être mappés à un type de rupture défini précédemment s'ils sont inclus dans le fichier CSV. Les types de pause sont définis via la page Administration> Pauses .

Par exemple: si vous utilisez la valeur repas non payée, le garder comme repas non payé, non MealUnpaid ou repas non payé. Utilisez les mêmes valeurs pour faire référence au même élément.

Commentaire

Le champ Commentaire ajoute un commentaire facultatif à l'entrée Feuille de temps. Les commentaires typiques sont:

L'employé a oublié de se connecter à temps, mais il était présent.
Ajout de l'horloge pour cette date.

L'entrée de commentaire doit être courte, une phrase ne dépassant pas 255 caractères.

Ceux-ci peuvent être nommés comme vous le souhaitez dans votre fichier CSV et seront mappés aux champs Temps et Présence plus tard, mais l'utilisation des noms de fichiers recommandés facilitera les choses.

Fichier CSV du champ de niveau du jour

Les fichiers CSV de champ de niveau de jour diffèrent selon les champs ajoutés au modèle de feuille de temps. Les champs du fichier CSV sont déterminés par les champs de niveau de jour dans le modèle de feuille de temps utilisé.

Le champ ID de l'employé est toujours obligatoire (décrit ci-dessus).

Par exemple, le champ de niveau de jour suivant comporte quatre champs, dont trois sont obligatoires :

La feuille de calcul CSV contiendrait les champs suivants. Rappelez-vous qu'il est recommandé dans le fichier CSV de ne pas utiliser de caractères spéciaux tels que # ,? , & , etc.

ID EMP
Nom du club
Numéro d'agrément
Nom de membre
Impôt sur le revenu

Ajustez les noms de vos champs CSV en fonction de votre modèle de feuille de temps.

Création de CSV dans les applications de feuille de calcul

Les instructions ci-dessous expliquent comment créer le fichier CSV dans deux tableurs populaires: Microsoft Excel et Google Sheets. Les instructions seront similaires pour les autres tableurs.

Comment créer le fichier CSV dans Excel

Pour créer le fichier CSV dans Microsoft Excel:

Démarrez le programme Microsoft Excel.
Dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Fichier> Nouveau ou Fichier> Nouveau à partir d'un modèle , puis sélectionnez Classeur vierge , puis sélectionnez Créer .
Ajoutez les noms de champ à la première ligne en fonction du type de fichier CSV utilisé. Par exemple, pour un fichier CSV Punch Clock Time, utilisez les champs suivants:
1. ID EMP
2. Opération
3. Temps d'horloge
4. Pause
5. Commentaire
Enregistrez le fichier en sélectionnant Fichier> Enregistrer et définissez le format de fichier sur Valeurs séparées par des virgules .csv . Donnez-lui le nom de fichier que vous préférez.

Comment créer le fichier CSV dans Google Sheets

Pour créer le fichier CSV dans Google Sheets:

Créez une nouvelle feuille de calcul Google à partir d'une feuille de calcul vierge :
Ajoutez les noms de champ à la ligne supérieure en fonction du type de fichier d'importation CSV à utiliser. Par exemple, pour un fichier CSV Punch Clock Time, les champs suivants seraient utilisés:
1. ID EMP
2. Opération
3. Temps d'horloge
4. Pause
5. Commentaire
Pour enregistrer la feuille Google en tant que fichier CSV, sélectionnez
Lorsque le fichier CSV est terminé, il peut être exporté en sélectionnant Fichier> Télécharger> Valeurs séparées par des virgules , puis en définissant le nom du fichier sous lequel enregistrer le fichier.

Remplissez le fichier CSV

Une fois le fichier CSV créé, il peut être rempli avec les données à importer. Les valeurs de chaque champ dépendront des champs définis ci-dessus. Chaque entrée occupera une ligne distincte. Par exemple, une journée typique pour un employé de Punch Clock qui se met à l'horloge, prend une pause, reprend le travail, puis sort de l'horloge ressemblerait à ceci:

ID EMP	Opération	Date Heure	Pause	Commentaire
5efda10908128b32c97b4d5e	Horloge dans	7/10/20 10:00	abc	L'employé a oublié de pointer.
5efda10908128b32c97b4d5e	Pause	7/10/20 10:00	15 minutes
5efda10908128b32c97b4d5e	Reprendre le travail	7/10/20 10:00	abc
5efda10908128b32c97b4d5e	Horloge de sortie	7/10/20 10:00	abc

Télécharger le modèle

Lorsque le fichier d'importation CSV est terminé, il peut être importé via le processus suivant.

Sélectionnez le modèle

Connectez-vous à votre compte de temps et de présence.
Sélectionnez Feuilles de temps d' équipe dans le panneau de navigation de gauche.
Sélectionnez Toutes les feuilles de temps .
Sélectionnez Importer .
Sélectionnez le modèle utilisé pour les employés à importer dans la liste déroulante Veuillez sélectionner le modèle de feuille de temps .
Sélectionnez dans Quelles données essayez-vous de télécharger? . Les données suivantes sont prises en charge:
1. Punch Clock Time : il s'agit des feuilles de temps où les employés pointent et sortent pour suivre leur temps. Leurs heures d'entrée et de sortie sont suivies et les heures sont comptabilisées dans leur décompte final de la paie.
  Par exemple: un employé arrive à 8 h 00, enregistre une pause à 10 h 00, retourne au travail à 10 h 15 et sort à 17 h 00.
2. Champs de niveau de jour : Cela permet de suivre les horaires où les employés entrent le nombre total d'heures travaillées à la fin de la journée.
  Par exemple: un employé déclare avoir passé 1 heure en déplacement, 3 heures à travailler sur l'emploi 1, 1 heure à travailler sur l'emploi 2.
Dans le champ Télécharger votre fichier au format .csv , faites glisser et déposez le fichier dans la fenêtre ou cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à télécharger.

Examiner le fichier CSV

Lorsque le fichier CSV est téléchargé, l'étape suivante consiste à l'examiner. Cela fait correspondre les champs du fichier CSV aux champs Temps et Présence. Suivez les étapes suivantes.

Dans la fenêtre Données de mappage , indiquez si vous souhaitez utiliser un modèle de mappage précédent ou en créer un nouveau.
1. Si vous avez précédemment mappé vos champs CSV avec les champs Temps et Présence, un modèle de mappage sera créé. Sélectionnez-le dans la liste déroulante Modèle et sélectionnez Utiliser le modèle.
2. Si vous n'avez pas créé de modèle de mappage, sélectionnez Configurer un nouveau modèle .

L'étape suivante consistera à faire correspondre les champs du fichier CSV aux champs du système horaire. Les champs du fichier CSV seront sur la gauche, avec les champs du temps et présence sur la droite. Sélectionnez les champs correspondants. Cela vous permet de mapper les champs qui peuvent être étiquetés différemment de votre fichier CSV au fichier de temps et de présence.
Par exemple : Le champ CSV peut avoir été nommé Date Heure , qui correspond au champ Heure et présence Horloge Heure .
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant .
La fenêtre suivante mappe les définitions des champs Operations et Break . Les champs de droite sont les valeurs de temps et de présence, avec les champs de gauche les valeurs du fichier CSV.
Par exemple: dans le fichier CSV, la valeur Operation était nommée ClockIn mappe à Time and Attendance la valeur Operation nommée Clock In .
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminé .
1. S'il s'agit d'un nouveau mappage, vous serez invité à enregistrer le mappage en tant que nouveau modèle de mappage.
2. Si vous souhaitez enregistrer le mappage, entrez le nom et sélectionnez Enregistrer .
3. Sinon, sélectionnez Ne pas enregistrer le modèle .

L'importation mettra à jour la feuille de temps des employés répertoriés dans le fichier CSV.

Vérifier l'importation

Pour vérifier l'importation:

Sélectionnez Feuilles de temps d' équipe dans le panneau de navigation de gauche.
Sélectionnez l'employé à vérifier.
Affichez la feuille de temps de l'employé et les valeurs importées seront affichées.

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