Cette page vous fournira des instructions sur la façon de configurer l'inscription ouverte (OE) pour vos employés.
Une fois OE configuré, le système déclenche automatiquement une période d'inscription ouverte pour tous les employés en fonction de la date OE.
Pour les nouvelles embauches, les nouveaux admissibles ou pour une fenêtre QLE pour un employé en particulier, vous devrez ouvrir manuellement cette fenêtre pour cet employé.
Pour configurer une nouvelle inscription ouverte, ou si vous souhaitez afficher ou modifier un ancien OE, accédez à Avantages – Inscription ouverte
Cliquez sur le Ajouter une inscription ouverte bouton. Vous verrez un écran qui ressemble à ceci :
Saisissez le titre de l'inscription ouverte et la date d'entrée en vigueur du début de l'inscription ouverte.
Choisissez si tous les employés éligibles peuvent participer à cette inscription.
Si vous choisissez « Non », définissez les conditions selon lesquelles les employés peuvent participer et choisissez la raison dans la liste déroulante. Par exemple, si vous souhaitez limiter l'inscription à ceux qui ont été employés pendant un certain temps, vous pouvez choisir Durée de l'emploi ci-dessous :
Vous pouvez choisir n'importe quel nombre de conditions pour ce processus. Par exemple, si vous souhaitez autoriser uniquement les non-fumeurs à s'inscrire, vous pouvez choisir le statut tabac :
En dessous, définissez les dates pour lesquelles vous souhaitez débloquer l'inscription des employés, l'heure et le fuseau horaire. Vous devrez également définir l'heure de fin du verrouillage de l'inscription.
Cliquez sur « Suivant » en bas de l'écran pour choisir les plans pour lesquels vous souhaitez ouvrir l'inscription. Si vous souhaitez ouvrir l'inscription pour tous les plans à cette date, vous pouvez cocher la case en haut à gauche de l'écran :
Si vous modifiez une inscription ouverte déjà active pour ajouter des plans supplémentaires, deux nouvelles questions vous seront posées au bas de cette page. Vous pouvez choisir si vous souhaitez annuler l'inscription pour les employés qui ont déjà soumis leurs choix, et si vous souhaitez informer les employés des nouveaux plans qui ont été ajoutés à leurs options.
Enregistrez vos modifications et cliquez sur Suivant.
Sur la page suivante, vous pouvez consulter les plans qui ont été configurés pour l'inscription passive. Si cette option est activée, les employés pourront conserver leurs inscriptions existantes sans apporter de modifications. Cependant, si des plans ont été activés, les employés peuvent se connecter activement et modifier leurs choix pendant cette période d'inscription.
Sur l'écran final, vous pourrez revoir les détails de base sur l'inscription. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez cliquer sur le bouton Retour pour modifier les écrans nécessaires. Si tout va bien, cliquez sur Enregistrer et activer.
Sur l'écran suivant, vous pourrez voir les détails de l'inscription actuelle que vous venez de configurer. Vous pourrez voir un large aperçu de cette inscription à partir du tableau de bord suivant, y compris le nombre d'employés qui ont terminé l'inscription, sont en cours ou qui n'ont pas commencé.
Si tout le monde a participé et est complet pendant la période d'inscription, vous pouvez finaliser vos résultats plus tôt.
À partir de cette page, vous pouvez également envoyer ou programmer un e-mail aux employés concernant l'inscription ouverte pour leur rappeler de terminer le processus ou pour informer ceux qui l'ont terminé. Vous pouvez créer un e-mail à partir de zéro ou utiliser un modèle existant pour le personnaliser pour vos employés.
Vous pouvez également joindre des fichiers, enregistrer l'e-mail existant en tant que modèle pour une utilisation future et/ou programmer l'heure et la date auxquelles vous souhaitez que le message soit envoyé.
Vous pouvez également accéder directement au rapport Open Enrollment Elections à partir de cette page.
Depuis la page d'inscription principale, vous pouvez accéder à votre inscription à tout moment pendant qu'elle est active pour apporter les modifications nécessaires, en cliquant sur le titre :